会議を行う前に

会議を行う前に、会議のタイプと、人数を考えましょう。

会議のタイプはなんですか？

会議には、2つのタイプがあります。明確にしましょう。
まとめて行うと、だらだらとするだけで、あまり意味のないものになります。

1.問題解決
問題解決のために何かを考え、何かを決める会議です。

2.情報共有
情報を共有するための会議です。

人数で変わる会議の種類

会議の人数によって会議の種類が変わります。

1対複数

1対複数とは、意思決定権者と、そのほかのメンバーになります。

問題解決×1対複数=意思決定会議

そのほかのメンバーが、事前にいくつか考えた問題解決案を、意思決定権者に発表する場になります。
意思決定権者が、案の中から問題解決案を選んで決めます。

情報共有×1対複数=指示命令会議

そのほかのメンバーが得た情報を意思決定権者に報告、あるいは意思決定権者が一方的に命令や指示をするための会議です。

複数

同列のメンバーが集まって会議します。
上長や意思決定権者がいても、しっかり立ち回れば、こちらの会議のパターンになり得るでしょう。

問題解決×複数=企画会議

企画会議やブレインストーミングなどになります。

情報共有×複数=連絡会議

キックオフミーティングや進捗会議などが当てはまると思います。

1対1

二人の立場によって異なります。

会議は、問題解決のためにのみ行う

上長や会社、クライアントなどによって立ち回りが異なると思いますが、本来は問題解決のためにのみ会議を行うのが良いでしょう。

つまり、

問題解決×複数=企画会議

これだけが会議を行うメリットがあります。

ほかの意思決定会議、指示命令会議、連絡会議は、会議を行いたい人間が安心したい儀式のようなものです。

メールやグループウェアで、ほとんどの目的は達成できます。
あまりにも不安であれば、それを解消する、という問題解決のために、顔合わせても良いでしょう。

会議のやり方

それでは、会議のやり方に入ります。
会議を以下のフェーズに分けて考えます。
計1時間で決めましょう。

1. 「共有」- 会議の内容を共有する（長くても10分）
2. 「発散」- 問題解決のアイデアを出す（20分）
3. 「収束」- 会議の内容をまとめる（25分）
4. 「決定」- アイデアを決定する（5分）
5. 「提案」- 提案する

必要なもの

筆記用具
当たり前の道具です。

アイデア用紙（A6程度の紙）×数十枚
アイデアを書く紙を用意します。付箋が使われますが、それでも構いません。

司会進行役×1人
時間通り進行するため、テーマを変えるため、事前に決めておくとスムーズに進みます。
また、意思決定権者が発言せず、司会に徹するのであれば、良いかもしれません。

1.「共有」 – 会議の内容を共有する（長くても10分）

「共有」は、会議に参加する人間に、会議する内容を知らせるフェーズです。
問題解決の会議なので、会議前に、問題が分かるようにしておく必要があります。

ニュアンスがあいまいなものは、その場の共有でも良いでしょう。
はっきりした前提（資料など）があれば、必ず事前にメールやグループウェアなどで共有してください。

会議で、資料を読ませることはしないでください。
できるだけ、会議の冒頭で「問題」を明確にしてください。

会議の内容についての質問は、この10分で済ませてください。

2.「発散」- 問題解決のアイデアを出す（20分）

「発散」は、「問題」を解決するために、皆でアイデア出し合うフェーズです。
まずは、解決したい問題さえも忘れて、全ての出席者は、アイデアをできるだけ数多く出すことに専念してください。

どんなアイデアでも、「収束」で検討されるので、その場のノリでかまいません。
事前に調べることさえ、必須ではないです。

ただし、ブレインストーミングのルールは、守りましょう。

発表するときは、アイデア用紙に書いた上で、発言します。
議事録の手間を省くためと、書記が会議に参加しにくくなるのを防ぐためです。

ある程度、アイデアが出ると、流れが止まります。
また、同じようなアイデアが出続けることがあります。
そのような場合は、司会進行役が、時間を見て、テーマを与えるなどして、流れを変えましょう。

3.「収束」- 会議の内容をまとめる（25分）

「収束」とは、数多くでたアイデアをまとめるフェーズです。

司会進行役が、アイデア用紙の山から、1枚ずつ取り出して、読み上げます。
メンバーは、そのアイデアについてどう考えられるか、発言してください。

発言の内容から、あり、なし、要検討と分類しましょう。

4.「決定」- アイデアを決定する（5分）

「決定」は、ありのアイデア用紙の山から、もっとも問題を解決できるものを選ぶフェーズです。

ここで一つに絞る必要はないので、大まかに決めてしまって良いと思います。

会議中にアイデアの詳細を調べることはできないので、とりあえず、ありを全て採用しても良いかもしれません。

5.「提案」- 提案する

「提案」は、企画を書類に落とし込み、問題を抱えているかたに提案するフェーズです。
このフェーズは、会議ではありません。

企画書を書くためには、期間、予算、それに必要なものなどを調査する必要があります。

企画を出したい人間と書く人間が、それらを判断し、提案できないと判断した場合は、再び会議を行うことを考えましょう。

まとめ

やってみると分かりますが、慣れが必要で、数をこなさないと上手くできません。

みんなの時間を使ってやるからには、しっかりと問題を解決すべきです。
情報共有するにしても、誤解なく伝えなくては、意味がないです。
高い意識を持って行えないのであれば、やらないほうが良いでしょう。

それでは、またねー。